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Steuerverwaltung des Kantons Bern Spesenreglemente Postfach 3001 Bern Die Einreichung eines Antrags auf Genehmigung eines Spesenreglements bzw. der Abschluss einer Spesenvereinbarung mit der Steuerverwaltung ist nur dann sinnvoll, wenn der Auslagenersatz über die Obergrenzen und Bedingungen für effektive Spesenvergütungen gemäss Randziffer 52 der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises hinausgeht oder wenn Pauschalspesen ausgerichtet werden. Besteht ein durch die Steuerverwaltung des Kantons Bern genehmigtes Spesenreglement oder eine Spesenvereinbarung, werden die darin vereinbarten Pauschalspesen ohne Beleg als geschäftsmässig begründeter Aufwand akzeptiert. Dasselbe gilt grundsätzlich für Pauschalspesen, die aufgrund genehmigter Spesenreglemente anderer Kantone ausgerichtet werden. Muster-Spesenreglemente für Unternehmen und für Non-Profit-Organisationen Kreisschreiben KS 25 – 18.1.2008 (PDF) . Die Pauschalspesen werden anhand von belegten effektiven Spesen über einen Zeitraum von mindestens drei repräsentativen Monaten ermittelt. Im Rahmen der Kundenbetreuung sowie der Kontaktpflege kann es im Interesse der Firma liegen, dass Drittpersonen zu einem Geschäftsessen oder an einen anderen geschäftlichen Anlass eingeladen werden. In solchen Fällen sind auf dem Buchungsbeleg folgende Angaben zu vermerken: Die Steuerverwaltung bietet mittleren und grösseren Unternehmen mit mindestens zehn Empfängern von Pauschalspesen die Möglichkeit, ein Spesenreglement genehmigen zu lassen. Spesen werden grundsätzlich effektiv nach dem tatsächlich angefallenen Aufwand und gegen Originalbeleg abgerechnet. Dabei genügt es, wenn die Bedingungen gemäss Randziffer 52 der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises eingehalten werden.

Die Steuerverwaltung bietet mittleren und grösseren Unternehmen mit mindestens zehn Empfängern von Pauschalspesen die Möglichkeit, ein Spesenreglement genehmigen zu lassen. Zuständig ist der Geschäftsbereich Recht und Koordination. Vgl. dazu die entsprechenden Hinweise auf der Homepage der Steuerverwaltung des Kantons Bern.