Der Vergabeausschuss sollte von den am Vergabeverfahren beteiligten Beamten unabhängig sein, um Interessenkonflikte bei der Überprüfung und Empfehlung der Vergabe zu vermeiden. Ein Vertragsausschuss setzt sich in der Regel aus folgenden stimmberechtigten Mitgliedern zusammen: Schließen Sie nicht an, dass “Spezifizierte Gefahren” (wie in JCT definiert) nicht zu einer Verlängerung der Frist führen, wenn dies durch den (Unter-)Auftragnehmer verursacht wird. Nicht enthalten unbeschränkte (Unter-)Auftragnehmerhaftung (außer für bestimmte aggregierte Cap Carve-Outs wie Betrug, falsche Darstellung, Körperverletzung/Tod, vorsätzlicher Zahlungsausfall) In einigen Organisationen und ohne die Trennung der Pflichten Prinzip zu beeinträchtigen, werden die Ergebnisse der Auszeichnung an den Kunden weitergeleitet. Erst wenn der Kunde “keine Einwände” gegen das Ergebnis des Beschaffungsverfahrens bestätigt hat, können Verträge mit dem Lieferanten abgeschlossen werden, der die Prämie erhalten hat. Damit soll nicht sichergestellt werden, dass die beschafften Produkte und Dienstleistungen tatsächlich den Anforderungen des Kunden entsprechen. Für die verbleibenden Phasen des unterschwelligen Prozesses wird das Vergabeempfehlungsdokument in der Regel dem Beauftragten mit der zuständigen Vergabebehörde zur Überprüfung und Genehmigung der Vergabe vorgelegt. Bevor eine Verpflichtung eingegangen wird, überprüft die Vergabebehörde die Einreichung in Bezug auf: Die Vertragsüberprüfung ist ein wesentlicher Schritt im Vergabeprozess. Sie sieht eine unabhängige schriftliche Beratung über die Annehmbarkeit des durchgeführten Beschaffungsprozesses und die vorgeschlagene Mittelbindung durch die höchste Vergabebehörde oder den zuständigen Beauftragten mit der entsprechenden delegierten Behörde durch Aufträge oder Bestellungen (Vergabebehörde) vor. Die Vergabebehörde lehnt die Vergabeempfehlung dann ab oder akzeptiert sie. Die Annahme stellt die Genehmigung der Prämie dar. Eine gründliche Vorbereitung der Auftragsempfehlung und der Genehmigungsunterlagen ist erforderlich, um den Vergabeprozess zu erleichtern; die Erläuterungen sollten transparente, klare und präzise Begründungen des Prozesses sein, der zur Vergabeempfehlung führt. Transparenz und Due Diligence sind in dieser Phase von zentraler Bedeutung.
Die vorsätzliche Unterlassung relevanter Informationen ist ebenso unethisch wie die absichtliche Übermittlung falscher Informationen; kurze Einreichungsdokumente, um Ecken zu schneiden, sind weder langfristig noch im Einklang mit den UN-Vergabegrundsätzen. Um Verzögerungen und Auslassungen zu vermeiden, sollten standardisierte Vorlagen und Checklisten für die Qualitätskontrolle verwendet werden. Wenn Verzögerungen auftreten, sind sie in der Regel ein Symptom einer schlecht ausgeführten Planung oder das Ergebnis von versuchten Abkürzungen, um den Prozess zu beschleunigen.
