Für die meisten Willkommensbriefe wird das Format ziemlich einfach sein. Es wird eine Öffnung (die Begrüßung), eine Mitte (wo Sie hilfreiche Informationen über Ihre Immobilie und / oder die Umgebung bieten) und das Ende (wo Sie Ihre Gäste daran erinnern, wie Sie mit Ihnen in Kontakt treten können, wenn sie etwas brauchen) geben. Wenn Sie eine bestimmte Promotion durchführen oder etwas Von besonderer Bedeutung in Ihrem Brief erfahren möchten, kann ein Postscript (oder P.S.) ein großartiges Vehikel dafür sein. Die Menschen erinnern sich in der Regel an das erste und letzte, was sie lesen. Und da ein Postscript im Vergleich zu Textblöcken herausragt, wird es wahrscheinlich gelesen, vor allem, wenn ein Gast überfällt. Social Media ist ein wichtiger Teil jeder digitalen Marketingstrategie im Gastgewerbe und Ihr Willkommensbrief ist ein geeigneter Zeitpunkt, um Engagement zu fördern. Werfen Sie ein “P.S.” am Ende Ihres Briefes und lassen Sie Ihre Gäste wissen, wie sie Sie in den sozialen Medien finden können. Um Engagement zu fördern, schließen Sie einen Grund ein, warum sie Sie in sozialen Medien markieren sollten. Stellen Sie zum Beispiel einen Wettbewerb zusammen, bei dem Sie dem Gast, der die meisten Likes auf seinem Instagram-Post mit ihrem Hashtag erhält, eine kostenlose Nacht oder einen Rabatt auf einen zweiten Aufenthalt gewähren. Natürlich müssten Sie die Details des Wettbewerbs wie die Definition des Zeitrahmens und die Erarbeitung eines Hashtags, etc. Aber das ist der lustige Teil! Am Ende des Tages möchten Sie das Engagement fördern und die Markenevangelisation fördern.
Was verlangen Sie, wenn Sie ein Hotelzimmer buchen? Bitte beachten Sie, dass ich am 5. Juli 2009 nach Kuba reisen werde und für die Dauer von 3 Tagen ein Zimmer in Ihrem Hotel benötigen werde. Könnten Sie mir bitte diese Informationen wie oben geben. Und bitte bestätigen Sie, dass Sie in ein paar Tagen ein Zimmer für mich haben. Wenn Sie irgendwelche Informationen benötigen, lassen Sie es mich bitte wissen. Ich freue mich darauf, Zeit in Ihrem Hotel zu verbringen. Ich werde darauf warten, dass Sie sich mit Ihnen in Verbindung setzen. Ein Unterkunftsschreiben kann sich auf das Schreiben einer Person mit einer Behinderung beziehen, in dem sie angemessene Unterkunft und Unterstützung für ihre Situation beantragt, oder auf das Schreiben eines Immobilieneigentümers, in dem bestätigt wird, dass ein Visumantragsteller bei seiner Ankunft im Land überprüfbare Unterkünfte hat. Im zweiten Szenario kann der Verwandte eines Visumantragstellers einen Brief schreiben, in dem er bestätigt, dass er bei einem Besuch in den Vereinigten Staaten in seinem Haus bleiben kann. (Das US-Recht besagt, dass jeder, der in das Land kommt, eine feste Adresse haben muss). In diesem Fall ist es wichtig, den vollständigen Namen des Besuchers, das Land der Staatsangehörigkeit und die Passnummer zu bestätigen. Die Erwartungen der Gäste sind heute hoch.
Deshalb steht die Bereitstellung eines erstklassigen Gästeerlebnisses für viele Hoteliers ganz oben auf der Liste. Ein personalisierter Willkommensbrief ist ein kleiner, aber wichtiger Faktor bei der Bereitstellung des Gästeerlebnisses, das zu wiederholten Besuchen und Empfehlungsgeschäften führt. Für Hotels, die ein Luxuserlebnis bieten möchten, bleibt der handschriftliche Ansatz der Höhepunkt des Willkommensschreibens. Im ersten Szenario kann ein Elternteil im Namen seines Kindes einen Brief an eine Schule schreiben, um beispielsweise eine Beinverletzung zu verursachen. In diesem Fall ist es wichtig, eine klare Beschreibung der Behinderung zu geben und offen zu sein, arztes Notizen zur Klärung zur Verfügung zu stellen. Auch wenn es oft Sie oder Ihr Kind das Recht auf Unterstützung für eine Behinderung ist, ist es gute Manieren, das Verfahren als eine Anfrage zu behandeln, nicht eine Forderung.
