Mit der Datenschutz-Grundverordnung ist es nicht mehr erforderlich, dass die Einwilligung schriftlich mit Unterschrift zu erfolgen hat. Sie ist nun grundsätzlich formfrei möglich. Der Verein muss jedoch in der Lage sein, das Vorliegen einer Einwilligung nachzuweisen. Denkbar ist eine Nachweisbarkeit z.B. bei einer Einwilligung per E-Mail oder auch online per Mausklick. Sie muss insbesondere freiwillig und informiert erfolgen und ist darüber hinaus zweckgebunden, d.h. pauschale Einwilligungserklärungen – wie etwa „Ich willige in jedwede Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten durch den Verein ein.“ – sind nicht rechtswirksam. Die Einwilligungserklärung kann jederzeit widerrufen werden. Darauf ist der Einwilligende ausdrücklich hinzuweisen.
Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses Angestellter oder auch ehrenamtlich Tätiger ist tatsächlich eine Unterschrift erforderlich. Bei der Aufnahme der Tätigkeit sind Beschäftigte, die mit personenbezogenen Daten umgehen, zu informieren und dahingehend zu verpflichten, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auch durch sie nach den Grundsätzen der Datenschutz-Grundverordnung zu erfolgen hat. Hinweise hierzu und ein Muster finden Sie hier. Das Recht auf Löschung / Recht auf Vergessenwerden kann jedoch z.B. durch das Recht auf Meinungsfreiheit und Information eingeschränkt sein. Das gleiche gilt für die Erbringung des Nachweises der Erfüllung der Informationspflichten. Im Unterschied zur Einwilligungserklärung ist hier allerdings keine inhaltliche Zustimmung durch den Empfänger erforderlich. Die Information muss in einer leicht zugänglichen Form erfolgen. Je nachdem, wie die Vereinskommunikation üblicherweise erfolgt, kommt eine Information z.B. per E-Mail, per Newsletter, über die Website, über ein Mitgliederportal oder per Post in Betracht. Der Hinweis auf diese Information muss aber so ausgestaltet sein, dass für jeden die Wichtigkeit der Kenntnisnahme dieser Information erkennbar ist. Die Information selbst muss leicht auffindbar sein.
Bitte beachten Sie, dass bei Neumitgliedern die Information zum Zeitpunkt der Datenerhebung, also zum Beispiel beim Ausfüllen des Mitgliedsantrags, erfolgen muss.