Fast jedes große Unternehmen in Nordamerika hat als Reaktion auf die COVID-19-Gesundheitskrise eine Art “Work-from-home”-Verfahren eingeführt. Unter den gegenwärtigen Umständen, in denen sich große Teile der Geschäftswelt an ein abgelegenes Arbeitsumfeld anpassen, stehen Menschen, die Geschäfte von ihren Home Offices aus aushandeln, vor der Frage, wie sichergestellt werden kann, dass die von ihnen elektronisch unterzeichneten Verträge rechtsverbindlich sind. Auch hier sollten elektronische Aufzeichnungen (mit Gesetzen in jedem Staat) nicht mit elektronischen Signaturen verwechselt werden (die je nach Branche sehr unterschiedlich sind). Es gibt Gesetze und – oft im Vertrag anerkannte – private Vereinbarungen zwischen den Parteien, um die elektronische Signatur (z. B. per Computer oder über das Internet) vieler Dokumente zu ermöglichen. Die Vertragsformalitäten müssen noch erfüllt sein, ebenso wie eine gewisse technische Kapazität (z. B. Verschlüsselungssoftware). Ob ein Vertrag in elektronischer Form als durchsetzbar gilt, hängt von einer Reihe von Faktoren ab, darunter: Rechtlich sollten die Nutzer die Notwendigkeit berücksichtigen, die Gültigkeit einer digitalen Signatur nachzuweisen, sollte sie in Frage gestellt werden. Der Schlüssel dazu besteht darin, sicherzustellen, dass Sie und die Parteien, mit denen Sie sich befassen, digitale Signaturen bei einer Zertifizierungsstelle registrieren und Zugang zu einem effektiven Überwachungssystem haben. Idealerweise sollten diese Funktionen in Verbindung mit Ihrer digitalen Signatursoftware einfach zu abonnieren sein.
Die meisten kommerziell erhältlichen Produkte verfügen über integrierte Auditsysteme, die leicht zugänglich sind, um den Fortschritt jeder digitalen Signatur nachzuverfolgen. Letztendlich müssen Sie sicherstellen, dass Sie sowohl mit Ihren Verifizierungspraktiken als auch mit denen der anderen Partei zufrieden sind. Im Rahmen der vorläufigen Maßnahme 2.200/2001 werden digitale Signaturen, die nur über ein “ICP-Brasil”-Zertifikat verfügen, in Brasilien rechtlich als rechtsgleichwertig behandelt. Die Gültigkeit solcher elektronischen Unterschriften wurde vom Obersten Gerichtshof Brasiliens in der Rechtssache 1.495.920/DF bestätigt. Dies geschah tatsächlich einem Kollegen, der CTO eines Software-Entwicklungsunternehmens war. Der CTO unterzeichnete einen Vertrag mit verschiedenen Klauseln, von denen keine das geistige Eigentum bestehender Produkte erwähnte.